Soluções / SISTEMAS DE AUTOMATIZAÇÃO INTEGRADA

Gestão Documental e Workflow

Vocacionada para o Universo Documental, envolvendo toda a problemática da Documentação nas organizações, desde a problemática da organização básica até à sua total desmaterialização e transformação em  formato digital, assim como a gestão dos processos documentais. 

A quantidade e diversidade de soluções e Serviços fornecidos pela TAC/SGW, abrangem áreas tão dispares como as seguintes:

 

Soluções e Serviços

> Gestão de Arquivo Ambiental

> Criação e Gestão do portal de acesso institucional e site

> Gestão de Processos (Workflow)

> Processos de Identidade Corporativa

> Gestão de Centros de Documentação e Bibliotecas

> Prestação de Serviços e Recuperação de Arquivos

> Soluções específicas e Business Inteligence

 



// GESTÃO DE ARQUIVO AMBIENTAL
Repositório de documentos de todo o tipo e formato, desde imagens digitalizadas, vídeo, voz, som. Capacidade de pesquisa global desde  os  conteúdos de campos associados indexados até ao conteúdo integral  das  próprias  imagens  digitalizadas, em versão Cliente/Servidor e/ou WEB.

 


 

// GESTÃO DE PROCESSOS (WORKFLOW)
Controlo da circulação de  documentos  e processos, baseado em fluxos de tarefas desenhados à medida das necessidades da sua aprovação pelas diversas áreas e departamentos da organização, com a inclusão dos diversos pareceres em cada passo do fluxo  e  também  com  a  tomada  de  decisões de  possível reencaminhamento automático ou manual do processo.

Como exemplo, podemos referir os fluxos mais usuais, como a distribuição e seguimento do correio entrado, a validação de facturas de fornecedores para pagamento, a validação e autorização de despesas efectuadas ou a efectuar, fluxo de controlo da circulação de processos de qualquer tipo. Versão WEB.

 



// GESTÃO DE CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E BIBLIOTECAS
Gestão global de Centros de Documentação e Bibliotecas, englobando a própria criação desde o início, com a definição do tipo de salas, mobiliários, equipamentos e tecnologias apropriadas, criação e aquisição do acervo novo, organização e catalogação do acervo existente, através das metodologias mais avançadas, como o controlo por etiquetas RFID (rádio?frequência) e sistema de gestão da informação. Versão WEB.

Digitalização dos próprios  livros e periódicos, por meio de equipamentos robóticos e manuais, com tratamento OCR do texto  dos  livros, permitindo a futura pesquisa pelo seu conteúdo integral.

 



// CRIAÇÃO E GESTÃO DO PORTAL DE ACESSO INSTUCIONAL E SITE DA ORGANIZAÇÃO
Desenvolvimento do Portal da Instituição, desde a sua própria criação inicial (desenho), organização e gestão dos conteúdos e respectiva manutenção permanente.

Ligação a partir do Portal, de todo o tipo de aplicações e conteúdos documentais existentes na organização, com  capacidade  de  pesquisa  bastante potente, tanto para utilização interna, como para disponibilização ao exterior (público).

 


 

// SOLUÇÕES ESPECÍFICAS E BUSINESS INTELLIGENCE
Desenvolvimento  de Aplicações à medida  
–  atendendo  às necessidades detectadas nas organizações relativas á gestão eficaz de vários dos seus departamentos, assim como do controle diário dos resultados dessa mesma gestão, disponibilizamos a nossa capacidade de desenvolvimento de aplicações à medida, através de linguagens que nos permitem solucionar em tempos mínimos, (normalmente em 10% do tempo convencional), qualquer problemática específica departamental, (ex.: controlo de despesas, consumos  e  revisões de  parques  de  viaturas, geradores, infraestruturas em geral, património…).

 


 

// BUSINESS INTELLIGENCE
Permite-nos disponibilizar para os gestores e administradores da organização,  através   de   telemóvel,   ipad,   ipod,   ou outros e em qualquer parte do mundo, informação crítica principal, diária, semanal e  mensal,  por  via de mapas simples, tais como: total de vendas, compras, margem bruta gerada, assiduidade do pessoal… etc, extraída de uma forma automática  e em  simultâneo, do  conteúdo  de  várias  aplicações em execução  na organização.


// PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Uma das áreas mais críticas das organizações é a recuperação em tempo útil, dos seus arquivos básicos existentes, alguns com o  histórico de vários  anos  e  muitas  vezes  desprezados  em  locais  sem   as mínimas condições de preservação, como por exemplo: caves cheias de humidade.

A nossa longa experiência de  27  anos,  permite-­nos  apresentar  um  histórico  ímpar de recuperações de muitos milhões de  páginas  através  da  sua  preparação, digitalização massiva e indexação,  tornando-­?os  disponíveis  para  consulta  por conteúdo de campos e também variadas vezes pelo conteúdo textual integral dos documentos digitalizados.

A nossa especialização nesta área, engloba também a digitalização de mapas e plantas gráficas de urbanização, edifícios e qualquer outro tipo, em formatos por vezes superiores ao A0.

 

O Leitor Robótico
Digitalizamos livros para bibliotecas e Centros de Documentação, com utilização de sistemas robóticos por nós representados e distribuídos, (sem necessidade de desencadernação   dos   livros)    e    também    objectos    tridimensionais    de    museus

 

 

 

Prestação de serviços de recuperação de arquivos

Ao longo dos nossos 28 anos de experiência encontrámos diversos tipos de arquivos e em situações, por vezes  bastante degradadas. Assim temos alguns exemplos da situação inicial de alguns dos arquivos tratados…


Alguns cenários de preparação e tratamento de arquivos anteriormente à digitalização e exemplos da situação dos arquivos após a finalização dos trabalhos de recuperação
 

 

Procedimentos de Serviços de Digitalização
(Exemplos do processo de Digitalização de documentação normal)

 

Análise e verificação inicial

Desmontagem de ferragens e diversos

Limpeza com aspiração e reordenação

Preparação e separação – Guilhotinagem

Digitalização massiva – Controlo de qualidade de imagem

Recontagem e controlo – Reorganização final

Embalamento final em contentores especiais para custódia
 


 

 

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