SGW - SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL E WORKFLOW
A dinâmica de um mundo cada vez mais globalizado e competitivo aumenta a complexidade do ambiente de negócios. Neste contexto, a Gestão Documental, Tecnologia da Informação, Imagem Institucional, entre outras soluções inteligentes, são factores chave de sucesso para garantir um elevado grau de integração, eficácia e competência às organizações.
A TAC/SGW- Sistemas de Gestão Documental e Workflow, é uma empresa participada pela THE AUDIOVISUAL COMPANY (DPTC) Desenvolvimento de Projetos Técnicos e Consultoria, S.A. que faz parte do Grupo 7 BLUE GOLD LIONS, SGPS, S.A.,
A sua equipa de trabalho já atua no mercado desde o ano de 1986. A sua experiência baseia-se nos seus 27 anos de atvidade na área documental, nos mercados de Portugal, Espanha, Angola, Moçambique e Brasil.
A sua área de atividade começou por estar exclusivamente vocacionada para o Universo Documental, envolvendo toda a problemática da Documentação nas organizações, desde a problemática da organização básica até à sua total desmaterialização e transformação em formato digital, assim como a gestão dos processos documentais.
A quantidade e diversidade de soluções e Serviços fornecidos pela TAC/SGW, abrangem áreas tão dispares como as seguintes:
Soluções e Serviços
• Gestão de Arquivo Ambiental
• Criação e Gestão do portal de acesso institucional e site
• Gestão de Processos (Workflow)
• Processos de Identidade Corporativa
• Gestão de Centros de Documentação e Bibliotecas
• Prestação de Serviços e Recuperação de Arquivos
• Soluções específicas e Business Inteligence
// GESTÃO DE ARQUIVO AMBIENTAL
Repositório de documentos de todo o tipo e formato, desde imagens digitalizadas, vídeo, voz, som. Capacidade de pesquisa global desde os conteúdos de campos associados indexados até ao conteúdo integral das próprias imagens digitalizadas, em versão Cliente/Servidor e/ou WEB.
// GESTÃO DE PROCESSOS (WORKFLOW)
Controlo da circulação de documentos e processos, baseado em fluxos de tarefas desenhados à medida das necessidades da sua aprovação pelas diversas áreas e departamentos da organização, com a inclusão dos diversos pareceres em cada passo do fluxo e também com a tomada de decisões de possível reencaminhamento automático ou manual do processo.
Como exemplo, podemos referir os fluxos mais usuais, como a distribuição e seguimento do correio entrado, a validação de facturas de fornecedores para pagamento, a validação e autorização de despesas efectuadas ou a efectuar, fluxo de controlo da circulação de processos de qualquer tipo. Versão WEB.
// GESTÃO DE CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E BIBLIOTECAS
Gestão global de Centros de Documentação e Bibliotecas, englobando a própria criação desde o início, com a definição do tipo de salas, mobiliários, equipamentos e tecnologias apropriadas, criação e aquisição do acervo novo, organização e catalogação do acervo existente, através das metodologias mais avançadas, como o controlo por etiquetas RFID (rádio?frequência) e sistema de gestão da informação. Versão WEB.
Digitalização dos próprios livros e periódicos, por meio de equipamentos robóticos e manuais, com tratamento OCR do texto dos livros, permitindo a futura pesquisa pelo seu conteúdo integral.
// CRIAÇÃO E GESTÃO DO PORTAL DE ACESSO INSTUCIONAL E SITE DA ORGANIZAÇÃO
Desenvolvimento do Portal da Instituição, desde a sua própria criação inicial (desenho), organização e gestão dos conteúdos e respectiva manutenção permanente.
Ligação a partir do Portal, de todo o tipo de aplicações e conteúdos documentais existentes na organização, com capacidade de pesquisa bastante potente, tanto para utilização interna, como para disponibilização ao exterior (público).
// SOLUÇÕES ESPECÍFICAS E BUSINESS INTELLIGENCE
Desenvolvimento de Aplicações à medida – atendendo às necessidades detectadas nas organizações relativas á gestão eficaz de vários dos seus departamentos, assim como do controle diário dos resultados dessa mesma gestão, disponibilizamos a nossa capacidade de desenvolvimento de aplicações à medida, através de linguagens que nos permitem solucionar em tempos mínimos, (normalmente em 10% do tempo convencional), qualquer problemática específica departamental, (ex.: controlo de despesas, consumos e revisões de parques de viaturas, geradores, infraestruturas em geral, património…).
// BUSINESS INTELLIGENCE
Permite-nos disponibilizar para os gestores e administradores da organização, através de telemóvel, ipad, ipod, ou outros e em qualquer parte do mundo, informação crítica principal, diária, semanal e mensal, por via de mapas simples, tais como: total de vendas, compras, margem bruta gerada, assiduidade do pessoal… etc, extraída de uma forma automática e em simultâneo, do conteúdo de várias aplicações em execução na organização.
// PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Uma das áreas mais críticas das organizações é a recuperação em tempo útil, dos seus arquivos básicos existentes, alguns com o histórico de vários anos e muitas vezes desprezados em locais sem as mínimas condições de preservação, como por exemplo: caves cheias de humidade.
A nossa longa experiência de 27 anos, permite-nos apresentar um histórico ímpar de recuperações de muitos milhões de páginas através da sua preparação, digitalização massiva e indexação, tornando-?os disponíveis para consulta por conteúdo de campos e também variadas vezes pelo conteúdo textual integral dos documentos digitalizados.
A nossa especialização nesta área, engloba também a digitalização de mapas e plantas gráficas de urbanização, edifícios e qualquer outro tipo, em formatos por vezes superiores ao A0.
// O Leitor Robótico
Digitalizamos livros para bibliotecas e Centros de Documentação, com utilização de sistemas robóticos por nós representados e distribuídos, (sem necessidade de desencadernação dos livros) e também objectos tridimensionais de museus
Clientes
A SGW foi pioneira em Portugal na área de tratamento documental, tendo iniciado a comercialização de produtos de gestão documental e serviços de digitalização em 1986.
A partir de 1997, dedicou-se exclusivamente à área de gestão documental e desenvolveu uma enorme experiência na área dos serviços de recuperação de arquivos, nomeadamente na digitalização massiva de documentos e sua posterior indexação.
Essa experiência acumulada permitiu-lhe ao longo destes anos, efetuar projetos de muitos milhões de documentos em Portugal, Angola e Moçambique, em clientes de grande relevância, tratando arquivos diversos tais como, documentação administrativa, plantas e desenhos grá?cos de grande dimensão e também arquivos históricos.
Com o crescimento da empresa, novas soluções foram sendo apresentadas aos clientes da TAC/SGW. Hoje a empresa é reconhecida como uma referência nas suas áreas de atuação.
Mercado Angolano
> Governo de Angola - INSS - Instituto Nacional da Segurança Social (parceiro da DGM).
- Digitalização e indexação do Arquivo dos pensionistas a nível Nacional.
- Instalação do sistema de arquivo e gestão de processos (Workflow), com definição e implementação dos fluxos para gestão de todos os pedidos de subsídios e pensões. Sistema a funcionar online a nível nacional, com cerca de 200 utilizadores permanentes.
> DGM - Angola
- Digitalização do arquivo de contabilidade e documentação diversa.
> Cooperativa “ O Lar do Patriota “
- Digitalização e Indexação do Arquivo Histórico dos Sócios e sua actualização permanente.
> Governo de Angola - Ministério da Justiça – Direcção Nacional do Arquivo de Identi?cação Civil e Criminal (parceiro da DGM).
- Digitalização e indexação do arquivo dos bilhetes de identidade.
- Digitalização e indexação de todos os processos do Registo Criminal.
> Governo de Angola – Secretariado do Conselho de Ministros (como parceiro da Edijuris).
- Digitalização de todas as actas dos Conselhos de Ministros desde 1975.
- Tratamento de toda a circulação de documentação entrada e saída.
- Imprensa Nacional (como parceiro da Edijuris).
- Digitalização de Boletins da República encadernados.
- Tratamento de toda a circulação de documentação entrada e saída.
- Ministério das Relações Exteriores – Secretaria de Estado da Cooperação
- Tratamento de toda a circulação de documentação entrada e saída.
> Seatrade
- Digitalização de vários anos de contabilidade.
- Tratamento de toda a circulação de documentação entrada e saída.
> Grupo Gemini (em análise e levantamento).
- Digitalização de toda a documentação departamental e global.
- Tratamento de todos os fluxos de circulação da documentação entrada e saída, assim como, gerada internamente.
> Miranda Dias e Associados (Advogados).
- Digitalização de todos os processos existentes no Gabinete.
Mercado Moçambicano
Desenvolvemos também, em Moçambique os seguintes projectos documentais:
> Colocação dos Boletins da República de Moçambique desde 1975 a 1998, em INTERNET, com pesquisa em texto livre integral (Projecto ?nanciado por Capacity Building).
> Arquivo em base de dados documental de todos os registos de automóveis da Direcção de Viação.
> Instalação da solução global de arquivo geral na Biblioteca e Expediente e Processos, do Ministério do Plano e Orçamento, em Maputo (Projecto ?nanciado pelo Banco Mundial).
Mercado Português
Serviços de Digitalização e Indexação executados:
> Câmara de Lisboa - DAG/DAET (Arquivos de Licenças de Porta Aberta, Alvarás, Toponímia e Numeração de Polícia).
> Câmara de Lisboa - DMPGU (Arquivos de processos urbanísticos, com tratamento de planos grá?cos de grandes tamanhos e core, incluídos). Foram tratados cerca de 35.000 planos gráficos urbanísticos da cidade de Lisboa.
> Ministério dos Negócios Estrangeiros - (Arquivo Histórico Diplomático das Legações e Consulados Portugueses no Estrangeiro). Trabalho executado durante 8 anos.
> Casa do Douro - (Arquivo Cadastral dos Viticultores do Douro e outros).
> Anecra - Arquivo dos Associados).
> Cinemateca Portuguesa - (Arquivo dos Recortes de Imprensa sobre Cinema).
> Centro de Senologia - (Processos de exames médicos).
> Entreposto Imobiliário – Digitalização de todas as plantas das instalações do grupo Entreposto).
> Instituto da Vinha e do Vinho - (Normas da Comunidade Europeia sobre a Vinha e o Vinho).
> Inspecção Geral das Pescas - (Todas as Normativas da Comunidade Europeia sobre Pescas e Barcos).
> Caixas de Crédito Agrícola Mútuo – (várias), em vários pontos do país, (Processos de Crédito Extractos de Conta e outros). Processos de várias Cx. de Crédito em execução actualmente.
> Grupo Castrol (Actual BP) - (Contabilidade e Correspondência).
> NAV - Navegação Aérea (Processos de Arquivo Global de toda a documentação catalogada no Plano Documental da empresa).
> Ponte Vasco da Gama - (Arquivo de toda a documentação técnica da construção da nova ponte Vasco da Gama). Digitalização e indexação de todo o arquivo de contabilidade dos últimos 10 anos, neste momento em execução.
> Instituto de Formação Bancária - (Gestão da Biblioteca). Disponibilidade Online (para acesso exterior) de todos os manuais de formação do Instituto.
> Federação Portuguesa de Andebol - (Gestão de Correspondência).
> Instituto Ricardo Jorge (ONSA) - (Documentação diversa sobre saúde).
> Mitsubishi Motors Portugal - (Arquivo de Contabilidade dos últimos anos).
> Sindicato dos Enfermeiros Portugueses - (Processos dos Associados e Correio).
> EDP/REN - Rede Eléctrica Nacional - (Processos de Indemnizações e expropriações desde o início de actividade).
> ACP Seguros - (Processos de apólices).
> HERTZ - (Processos de aluguer de automóveis).
> BMW - (Processos de automóveis e documentação diversa).
> Tranquilidade Vida - (Processos de apólices). Cerca de 5.000 de documentos digitalizados.
> IGA - Instituto de Gestão e Auditoria da Agricultura e Pescas (Processos de fiscalização de projectos financiados pela Comunidade Europeia).
> SuperIdeias - (Tratamento de catálogos a cores e documentação diversa).
> TMN - (Processos de todos os funcionários - Recursos Humanos).
> CIP - Confederação da Indústria Portuguesa - (Arquivo histórico e documentação de cliping).
> Saúde XXI - Ministério da Saúde - (Processos de atribuição de fundos comunitários).
> TAAG - Transportadora Aérea Angolana - (Contabilidade dos últimos 5 anos). Digitalização semanal de todos os bilhetes de voos efectuados e sua indexação por vários campos.
> INAC - Instituto Nacional de Aviação Civil - (Processos de funcionários - Recursos Humanos). Digitalização de todos os processos médicos dos funcionários e pilotos da aviação civil. Digitalização e organização asica de todo o arquivo dos pilotos de aviação, mensalmente.
> Sopor - Distribuição de Combustiveis - (Arquivo documental existente). Digitalização e Gestão de Processos de Correio e outros (Workflow).
> Tagus Gás - Distribuidora de Gás. (Processos de instalações de clientes). Digitalização dos processos e Sistema de Gestão de Processos de facturas fornecedores e Correio (Workflow)
Outros Clientes
Outros clientes com soluções de Arquivo instaladas
(sem execução de serviços de recuperação)
> Casino Estoril
> Casino da Póvoa do Varzim
> Telic - (Obras de Telecomunicações)
> Empilhadores de Portugal
> Invescon
> Cateringpor
> McCann Erickson
> Federação Portuguesa de Patinagem
> Rosil
> Centro de Imagiologia Dr. Passos Ângelo
> Ceso CI - Consultores Internacionais
> Caixa de Crédito Agrícola de Alcácer do Sal
> Mota e Engil
> Entreposto Máquinas (Carregado)
> Servisis (Grupo Entreposto)
> Multifrota
> Círculo de Leitores
> Santagri (Santarém)
> PMB – Seguriconsulte
> Junta de Freguesia de São João de Deus
> Junta de Freguesia de Alcântara
> Junta de Freguesia de São Domingos de Rana
> Forportil (Portimão)
> Tecnitagus
> Keep It Safe (Custódia de arquivos)
> APSS - Administração dos Portos de Setúbal e Sesimbra
> Chronopost Internacional
> Espanha, SA - Seguros
> INFOS - Informática (Porto - Leixões).
// Solução TAC
